Job Opening: Management Assistant

TEXT IN DUTCH ONLY

Management assistent (m, v, x)
– 16 uur per week (maandag tot en met donderdag)
– tijdelijk (tot januari 2025)

De Rijksakademie is per direct op zoek naar een proactieve, servicegerichte management assistent.

Over de Rijksakademie

De Rijksakademie van beeldende kunsten is een van de meest gerenommeerde residency-programma’s in de wereld voor hedendaagse beeldend kunstenaars. Circa 50 kunstenaars vanuit de hele wereld werken gedurende twee jaar onder de meest optimale condities aan onderzoek, experiment en productie van nieuw werk. In ons gebouw in Amsterdam bevinden zich 50 studio’s waarin de kunstenaars kunnen werken. Daarnaast zijn er technische werkplaatsen, een bibliotheek en een Cantina. Het team van 32 medewerkers bestaat uit specialisten die de kunstenaars op diverse manieren ondersteunen en de operationele bedrijfsvoering waarborgen.

Wat ga je in ieder geval doen?

• Bieden van secretariële ondersteuning (agendabeheer, e-mailafhandeling, post, correspondentie en archief).
• Ontvangen van externe gasten.
• Plannen en organiseren van reizen in binnen- en buitenland.
• Voorbereiden van belangrijke ontvangsten en teammeetings.
• Ondersteunen bij het schrijven van beleidsstukken en evaluaties.
• Opstellen van brieven.
• Beheren algemene inbox Rijksakademie.
• Beheren relatiebeheersysteem.
• Plannen en voorbereiden Raad van Toezicht vergaderingen en verslaglegging.
• Plannen van de directie en management overleggen; opstellen agenda, verslaglegging en bewaken uitvoering actielijsten.
• Je ondersteunt de directeur op een zodanige manier dat zij zich kan richten op haar primaire taken. Je bent gestructureerd, flexibel, nauwkeurig, stressbestendig en discreet.

Profiel

• HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie of met vergelijkbare werkzaamheden.
• Je hebt een goede beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling én schriftelijk.
• Je hebt ervaring met en kennis van diverse systemen, zoals PerfectView (of andere CRM- systemen) en Microsoft Office (Outlook, Teams en SharePoint).

Wat hebben wij je te bieden?

Een inspirerende werkomgeving in een internationaal gerenommeerde organisatie. Onze cultuur is informeel, ambitieus en geeft ruimte voor jouw eigen professionele ideeën en voorkeuren. We zoeken iemand die deze rol voor 16 uur per week succesvol kan invullen. Wij bieden in eerste instantie een contract voor vier maanden. Salariëring op basis van schaal 6 of 7 van de Museum CAO, afhankelijk van leeftijd en ervaring.

Solliciteren?

Enthousiast geworden over deze veelzijdige baan? Stuur voor 11 augustus je cv samen met een motivatiebrief van maximaal 1 A4 naar sollicitatie@rijksakademie.nl. De eerste gesprekken staan gepland op donderdag 15 augustus. Neem bij vragen gerust contact op met Patricia de Weichs de Wenne, via patricia.deweichs@rijksakademie.nl.