Job Opening: Management Assistant

Directie Assistent (m, v, x) / 24 uur per week TIJDELIJK (6 maanden)

De Rijksakademie van beeldende kunsten zoekt ter overbrugging van een ziekteverlof per direct een Directie Assistent.

Over de Rijksakademie:
De Rijksakademie van beeldende kunsten biedt een internationale, diverse, multidisciplinaire en kritisch geëngageerde groep kunstenaars een residency-programma van maximaal twee jaar aan. ln ons gebouw in Amsterdam bevinden zich 50 studio's waarin de kunstenaars kunnen werken. Daarnaast zijn er technische werkplaatsen, een bibliotheek en een Cantina. Het team van 31 medewerkers bestaat uit specialisten die de kunstenaars op diverse manieren ondersteunen en de operationele bedrijfsvoering waarborgen.

Over de functie:
De Directie Assistent is het eerste contact voor bezoekers en verantwoordelijk voor secretariële werkzaamheden.

In deze dynamische functie ondersteun je de directeur op proactieve wijze. Je verzorgt de algemene secretariële taken, waaronder agendabeheer, correspondentie en post, telefoon en het archiveren van diverse documenten. Je notuleert bij vergaderingen van onder andere het managementteam en de Raad van Toezicht. Je boekt reizen, ondersteunt bij projecten, vergaderingen en afspraken met collega’s en partners. Je draagt bij aan het relatiebeheer van de organisatie en ondersteunt de directeur bij het onderhouden van externe relaties.

Jouw belangrijkste taken:
• Beheren en bewaken van de agenda van de directeur
• Voorbereiden van beleidsbijeenkomsten, overleg Raad voor Toezicht
• Voorbereiden van personeelsbijeenkomsten / schrijven van verslagen
• Beantwoorden van telefoontjes, berichten en ontvangst bezoekers
• Hospitality-voorbeeldfunctie bij ontvangsten, correspondentie/post, verantwoordelijk voor uitstraling van receptie en vergaderruimten

Afhankelijk van expertise en achtergrond:
• Bewaakt prioritering gedurende het residency-jaar en gedurende de subsidieperiode
• Ondersteunt, beheert en bewaakt lobby- en beleidsactiviteiten en contacten met stakeholders Directie

Over jou:
Je bent georganiseerd, proactief en een duidelijke communicator. Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Voor vragen over deze rol kun je contact opnemen met Emily Pethick via sollicitatie@rijksakademie.nl.

Stuur jouw motivatie + CV als pdf voor 25 april 2022 naar Emily Pethick via sollicitatie@rijksakademie.nl. De eerste gespreksronde is gepland in de week van 2 mei 2022.